Bất cứ tổ chức nào cũng phải có nội quy để các thành viên thống nhất với nhau. Do đó, khi làm việc chúng ta cũng phải có những nguyên tắc để công việc được tiến hành trôi chảy. Việc chấm công cũng không nằm ngoài những ràng buộc đó. Là một trưởng phòng nhân sự hay là một người trực tiếp quản lý chấm công, bạn nên đề ra những qui định sau để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tính kỷ luật của tổ chức:
1. Thực hiện đầy đủ việc chấm công bằng vân tay hàng ngày, gồm có chấm công lúc đến công ty và lúc ra về.
2. Trong trường hợp quên chấm công (lúc vào, hoặc ra), xin vui lòng thông báo với người quản lý. Nếu không, ngày công hôm đó của anh chị sẽ không được tính.
3. Khi chấm công, thực hiện theo đúng chỉ dẫn cách đặt vân tay, đặt đúng ngón tay đã đăng ký vào chính giữa mắt đọc (phần phát sáng), hơi nhấn nhẹ để tăng tiếp xúc, chờ khoảng 1 giây để nghe tiếng “thank you” phát ra từ máy. Khi đã lấy mẫu vân tay thành công, có nghĩa là vân tay anh chị có thể sử dụng được. Nếu trong lúc chấm công hàng ngày máy không nhận được vân tay của anh chị, thì đó là do các anh chị chưa thực hiện đúng theo chỉ dẫn chấm công.
...
Trên đây là những qui định chung nhất, theo chúng tôi bất cứ công ty nào cũng nên có. Tuy nhiên, tùy vào hoàn cảnh của mỗi tổ chức, chúng ta có những điều chỉnh hợp lý